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Cómo optimizar nuestro sistema TPV para hostelería en tiempos de cuarentena

Nuestros clientes

Son tiempos complicados para la hostelería pero el sector no se va a detener para siempre. Los informes y encuestas presagian un complicado regreso a la actividad, con muchos cambios en la forma de trabajar y con otra manera de actuar por parte de hosteleros, trabajadores y clientes. En el caso de los propietarios de negocios de restauración, la gestión a través de sus sistemas TPV será más esencial que nunca y desde nuestra experiencia, podemos aportar varios consejos.

En Storyous apoyamos a todos nuestros clientes, tanto a los que siguen activos a través de la comida a domicilio como a los que están esperando pacientemente a que la situación se normalice. Hemos charlado con Ignacio Salgado, uno de nuestros expertos formadores, para conocer las funciones del sistema TPV de Storyous que pueden revisarse y optimizarse en esta época de cuarentena.

Niveles de precios en el TPV

Una de las primeras funciones del sistema con las que podemos experimentar es la de los niveles de precios. Estos nos permiten mantener distintos precios para un mismo producto: los casos más comunes son diferenciar entre un precio de sala y de terraza, o de barra y de mesa; igualmente, podemos crear todos los niveles de precios que queramos.

¿Cómo optimizar esta función en el TPV?

Para utilizar esta función, hay que entrar en la administración web>Establecimientos>Productos, y editar un producto ya creado pulsando el lápiz a la derecha. En el menú de edición, iremos a Niveles de precios, y asignaremos un nombre (por ejemplo, ‘Terraza’) y un precio. Ahora, cuando hagamos una comanda de ese producto, nuestro TPV nos preguntará a qué precio queremos cobrarlo, y más adelante veremos cómo automatizar el proceso.

Rangos de mesas

También podemos reorganizar nuestras Mesas y Rangos de Mesas, justo debajo de Productos. Crear distinciones por nombre y color, rangos… ayudará a los camareros a agilizar sus comandas, permitiéndoles atender a más clientes.

Además, se pueden filtrar rangos de mesas, especialmente útil si usamos comanderos (no querremos que nuestro camarero de la terraza vea la barra, por ejemplo). Por último, podemos editar mesas para asignarle a cada una el nivel de precios que queramos. Efectivamente, ¡podemos automatizar el cobro del suplemento por terraza!

Usuarios del TPV

Por último, podríamos aprovechar para repasar los Usuarios creados y asegurarnos de que cada empleado tenga el rango correcto asignado. Así nos aseguraremos de solo tienen los accesos que queremos, y también, su trabajo será más productivo al tener acceso a solo las herramientas que necesitan.

Almacenes

Estos días también son una oportunidad para poner a punto nuestros Almacenes. Para ello, podemos repasar si nuestros Aprovisionamientos, Inventarios y Mermas están al día. Esta será nuestra mejor herramienta para conocer el estado real de nuestro almacén y cómo podemos optimizarlo. Tal vez nos ayude a replantear la frecuencia o el volumen de nuestros pedidos, o incluso, a renegociar las condiciones con algún proveedor. En este post tienes buenos consejos para gestionar almacenes.

Escandallos

Por supuesto, si estamos repasando nuestro almacén, también será importante actualizar nuestros Escandallos: todo buen hostelero debería conocer las cantidades y costes asociados de cada uno de sus platos, no solo para controlar su almacén, sino también para tener conocimiento de sus costes y márgenes.

¿Cómo optimizar esta función en el TPV?

Para ello, simplemente tenemos que ir a Establecimientos>Productos, y pulsar en Nuevo escandallo para un plato que hayamos añadido previamente a nuestra carta. En este menú solo tendremos que listar los ingredientes y sus cantidades, y el sistema automáticamente nos dará el margen del plato.

Ahora, cada vez que hagamos una comanda del plato, los ingredientes se descontarán del almacén, ¡olvídate de calcularlo todo a mano! Así sabrás qué platos tienen un mejor margen, y por tanto, cuáles publicitar más entre tus clientes.

Cuentas y resúmenes de ingresos

Podemos aprovechar para repasar nuestras Cuentas, en la pestaña correspondiente. Por ejemplo, podemos consultar nuestros Resúmenes de ingresos, en caso de querer repasar los números de los últimos meses, actualizar la información que le enviamos a nuestra gestoría o, por qué no, crearles una cuenta de usuario para que accedan a esta información sin tener que pedírnoslo: otra forma de ahorrar un poco de tiempo para dedicarlo a lo que importa.

Anulaciones y descuentos en el TPV

Sin irnos de nuestras cuentas, también podríamos repasar el Control de anulación y descuentos. En este menú tendremos un listado automático de todos los tickets que han tenido cualquier tipo de anomalía: cancelaciones, artículos borrados, descuentos, etc. Podremos filtrar el rango temporal a controlar, el tipo de anomalía… y ordenar los tickets por mesa o cuantía, por ejemplo.

¿Cómo optimizar esta función en el TPV?

Al repasarlos con el botón de ‘info’ que tenemos a la derecha, podremos ver un histórico de cada movimiento en esa cuenta: si la anomalía fue un descuento, sabremos quién lo hizo y en qué momento, y podremos aclararlo. Una vez resuelto, podremos marcar el ticket como revisado marcando la casilla de la izquierda.

Resúmenes y estadísticas

Esta época de cuarentena es un momento idóneo para consultar nuestros Resúmenes. Aquí tendremos todas las estadísticas de nuestro negocio, fácilmente accesibles y exportables, en caso de querer compartirlas con alguien o trabajarlas de otra manera; simplemente hace falta seleccionar el tipo de datos que queremos, en qué rango temporal, y cómo queremos visualizarlo.

Por citar algunos ejemplos, podemos consultar la estadística de nuestras Ventas, para conocer nuestros ingresos totales, por persona, y el número de clientes que hemos tenido. También podemos consultar en tiempo real el Resumen actual del día, para estar al tanto del porcentaje de ocupación las cuentas abiertas.

Si tenemos nuestros escandallos actualizados, en Ganancias podremos comprobar nuestros márgenes, ingresos y costes. En Empleados veremos cómo funciona cada trabajador, lo que nos permitirá organizar turnos, organizar incentivos en función de las ventas, etc.

Otras estadísticas, como las de Productos, Mesas o Descuentos y cancelaciones, nos darán una visión global de nuestro negocio: las posibilidades son infinitas, y dedicarle un poco de tiempo a toda esta información nos ayudará a optimizar nuestras decisiones en el futuro.

En Storyous contamos con grandes profesionales como Ignacio Salgado que están focalizados en ayudar a nuestros clientes a optimizar la gestión de sus negocios a través de nuestro sistema TPV. Si estás interesado en conocer más sobre nuestros productos o te gustaría formarte en alguna de nuestras herramientas para llegar más preparado a la vuelta a la normalidad, no dudes en contactarnos aquí. ¡Ánimo que ya queda menos y juntos podemos! keyword1

Jorge Cobos, 22. 04. 2020